Platby/úhrady

Všechny doklady se pořizují do databáze účetních dokladů. V hlavičce dokladu u dokladů vstupujících do saldokonta je uvedena částka pohledávky či závazku. V řádku dokladu při otevření databáze účetních dokladů je uvedena také neuhrazená částka pohledávky či závazku. Abychom mohli u saldokontních dokladů sledovat vývoj salda, je potřeba platby vystavených či přijatých dokladů zadávat prostřednictvím modulu Platby / úhrady. Pouze v tomto případě je částka úhrady zaznamenána do placeného dokladu a pracuje se s ní při dalším zpracování dokladu v účetnictví.

Platby (rozumí se účtování o provedené platbě na základě pokladního dokladu nebo bankovního výpisu) již zaúčtovaných přijatých a vydaných saldokontních dokladů provádíme vždy prostřednictvím modulu "Platby". Tento postup zabezpečí, že se vytvoří automaticky nový účetní doklad se zaúčtovanou platbou a do saldokontního dokladu se poznamená uskutečněná platba, ať už úplná nebo částečná. Platby lze zaúčtovat plně automaticky, tj. provést import souborů s daty plateb (výpisy z běžného účtu v elektronické podobě), pak se platby provádí funkcí „Platby automaticky - import z banky", nebo se data pořizují ručně na základě klasického výpisu z běžného účtu nebo pokladních příjmových či výdajových dokladů, v tomto případě se platby provádí funkcí „Platby ručně". Podrobně je postup při provádění plateb popsán níže.

Zvolíme funkci Platby, záložku Platby ručně. V horní polovině panelu funkce „Platby ručně" jsou pole pro zadávání údajů charakterizujících danou platbu, v dolní části jsou vodorovně nad sebou dvě databázová pole se saldokontními doklady, v jednom jsou doklady aktuálního účetního roku, druhé obsahuje neuhrazené saldokontní doklady převzaté z minulých let. Při účtování v daňové evidenci (jednoduchém účetnictví) se v dolní části zobrazuje pouze pole saldokontních dokladů.

Při provádění platby zadáváme údaje z výpisu z BU nebo z pokladního dokladu do polí v horní části panelu „Platby hotovostní/ručně" v níže uvedeném pořadí. U některých polí tohoto panelu, u nichž je to vzhledem k jejich povaze vhodné, se „pamatují" zadané údaje i při provádění následujících plateb až do jejich přepsání jiným údajem (např. číslo účtu a číslo výpisu BU se nemění při účtování více plateb z jednoho výpisu).

Účet platby - zde zadáme číslo účtu z účtové osnovy, kterého se prováděná přijatá či uskutečněná platba týká, tj. pokud platba probíhá z běžného účtu zadáme např. 221xxx, pokud probíhá v hotovosti, zadáme 211xxx, kde xxx je analytické rozlišení každého účtu tak, jak je zadáno v účtové osnově pro danou firmu. Účet lze vybrat po stisku klávesy F9 nebo F10 z účtové osnovy.

Datum - uvede se datum platby podle výpisu z BÚ nebo pokladního dokladu. Datum lze zadat ručně (nabídne se aktuální datum, lze změnit pouze den) nebo po kliknutí na políčko se šipkou v pravé části pole vybrat datum z kalendáře. Zadané datum je pak převzato do vygenerovaného dokladu o platbě jako datum dokladu.

Typ dokladu - je nutno zadat proto, aby se mohla platba správně zaúčtovat. Pokud zadáváme platby z BÚ nebo na BÚ, uvedeme odpovídající číselné označení typu dokladu tak, jak je zadáno v číselníku (databázi) typů účetních dokladů (např. 3), pokud zadáváme platbu hotovostní, zvolíme číslo dokladu podle charakteru platby (např. 1 – pokladna příjem, 2 – pokladna výdej). Číslo typu dokladu není nutno zadávat zpaměti, opět lze po stisku funkční klávesy F9 nebo F10 otevřít číselník typů dokladů a můžeme číslo dokladu vybrat (buď z klávesnice posunutím kurzoru šipkami na požadovaný typ a stiskem klávesy „ENTER" nebo pomocí „myši" a dvojklikem).

Číslo výpisu - do tohoto pole můžeme zadat číslo výpisu, na němž je zadávaná platba, nebo jakýkoliv jiný údaj blíže charakterizující platbu. Údaj zde zadaný se převezme při zaúčtování platby do pole předmět operace na dokladu. Pokud nepotřebujeme platbu blíže specifikovat, nemusíme do tohoto pole zadávat žádný údaj, program dosazuje do automaticky generovaného účetního dokladu platby údaje z předmětu operace dokladu, jehož platbu účtujeme.

Částka v cizí měně - zadáváme pouze v tom případě, že účtujeme platbu zahraniční faktury a částka v cizí měně je uvedena na prvotním dokladu. Uvedení částky v cizí měně usnadní vyhledávání prvotního saldokontního dokladu (částka v korunách zaúčtovaná jako závazek nebo pohledávka se ve většině případů vlivem pohybu kurzu liší od částky na výpise). Nejedná-li se o platbu v cizí měně, odklepneme pole prázdné a kurzor se přesune do rámečku s volbou vyhledávacího kritéria.

Číslo dokladu - pokud je v konfiguraci nastaveno ruční číslování dokladů, nabídne se při účtování plateb toto pole a zde zadaný údaj se převezme jako číslo dokladu do účetního dokladu platby, který se vytvoří automaticky po potvrzení platby.

Zůstatek účtu - zvolíme kurzorem pole se zadaným účtem a klikneme pravým tlačítkem myši, poté vybereme první volbu - Zůstatek účtu - a na obrazovce se objeví panel s konečným zůstatkem účtu k právě aktuálnímu datumu.

Mezi výše uvedenými poli se při zadávání dokladů můžeme pohybovat stiskem klávesy „ENTER" (směrem dolů od prvního pole k poslednímu) nebo kliknutím „myší" ve zvoleném poli. Údaje lze libovolně editovat a po odsouhlasení se opakovaným stiskem klávesy „ENTER" nebo kliknutím „myší" přesunout na tlačítko „VYHLEDAT". Program potom vyhledá v databázi saldokontních dokladů aktuálního roku a minulých let doklad podle zadaných kritérií.

Variabilní symbol je zvolen implicitně, pokud pole částka v cizí měně zůstane nevyplněno, program pak hledá v dokladech shodný variabilní symbol. Dojde-li k tomu, že VS na dokladu o platbě byl zadán nesprávně, doklad není nalezen. V takovém případě zvolíme vyhledávání podle částky, program pak vyhledá doklady s částkou zadanou v poli Částka s tolerancí +/- 10 Kč.

ο	Částka - toto kritérium volíme ve výše popsaném případu a slouží k vyhledávání dokladů, pokud je variabilní symbol platby uveden špatně nebo není úplný.

ο	Datum dokladu - program najde všechny doklady, jejichž datum zaúčtování je totožné s datumem zadaným v poli Datum platby.

Částka v cizí měně - toto kritérium výběru je nastaveno automaticky, vyplníme-li částku do pole Částka v cizí měně. Ulehčí nám výběr správného dokladu u zahraničních plateb, kdy částka dokladu ve většině případů nesouhlasí s částkou placenou. U zahraničních plateb je rozdíl mezi oběma částkami automaticky zaúčtován na příslušný účet nákladů či výnosů (kurzové ztráty či zisky), jehož kód je nastaven v Konfiguraci/Účto/Saldokonto/Saldokonto vyrovnání.

Po stisku tlačítka „Vyhledat" se v dolní části nabídne jeden nebo i více dokladů odpovídajících zadaným kritériím (např. leasing je účtován stejnou částkou a variabilním symbolem a liší se pouze datumem pořízení či splatnosti).

Pro dokončení operace zaúčtování provedené platby zvolíme myší správný doklad a na libovolném poli v řádku tohoto dokladu stiskneme pravé tlačítko myši a potvrdíme volbu „Zaúčtovat". Po opětovném potvrzení program vygeneruje doklad se zaúčtovanou platbou a do saldokontního dokladu poznamená částku platby a datum provedení platby. Údaje o provedené platbě jsou ve vzájemné provázanosti přístupné v záložce funkce Účetní doklady jak u dokladu saldokontního (zde je uvedena věta zaúčtování platby tohoto dokladu), tak u dokladu o provedené platbě (zde je naopak uvedeno číslo účetní věty placeného saldokontního dokladu). Tímto způsobem postupujeme do zaúčtování všech aktuálních plateb. Panel plateb ukončíme stiskem klávesy „ESC".

Úhrady zaúčtovaných saldokontních dokladů (závazků) provádíme pomocí funkce Úhrady. Nejprve v panelu Účetní doklady vybereme doklady, které chceme zaplatit, tj. vystavit hromadný příkaz k úhradě. Při větším počtu dokladů omezíme výběr dokladů na obrazovce vhodným nastavením parametrů filtru tak, abychom vybírali pouze z dokladů určených k úhradě, tj. přijatých daňových dokladů (faktur) nebo zálohových faktur, pokud účtujeme i předpis platby těchto dokladů. Doklady určené k úhradě (tzn. podle číselníku dokladů vedené jako závazky) jsou po pořízení opatřeny příznakem HIZ (v seznamu dokladů sloupec napravo od čísla partnera). Tento příznak má následující hodnoty:

HIZ = 99 - doklad je určen k úhradě a doposud nebyl přiřazen do databáze příkazů k úhradě

HIZ = 98 - doklad byl přiřazen do databáze příkazů k úhradě, ale doposud nebyl vystaven příkaz k úhradě - v této fázi lze ještě doklad z databáze vyřadit prostřednictvím tlačítka "Vyřadit" a dokladu je vrácen příznak HIZ = 99.

HIZ = 97 - k dokladu byl vystaven (a vytisknut) příkaz k úhradě - doklad je odstraněn z databáze dokladů k úhradě a ani v případě jeho nezaplacení jej již nelze automaticky zařadit do úhrad (nutno provést buď změnu v hlavičce dokladu nebo vystavit příkaz k úhradě ručně), čímž se brání duplicitě platby.

Po provedení výběru kurzorem zvolíme řádek dokladu, který požadujeme uhradit a klikneme na libovolném poli tohoto řádku pravým tlačítkem myši. Objeví se následující okno:

V tomto okně zvolíme kurzorem funkci Úhrada z účtu (při větším počtu běžných účtů se zobrazí všechna čísla účtů nastavená v konfiguraci programu), do dokladu se tento údaj zaznamená (příznak HIZ se změní na 98) a zároveň je doklad zařazen do databáze dokladů k úhradě. Všechny takto označené doklady se nabídnou k úhradě v seznamu dokladů po otevření funkce Úhrady / Export do banky / HP.

Údaje o platbě z dokladů označených k úhradě jsou shromažďovány v seznamu v hlavní části panelu funkce Úhrady (Export do banky / HP). Každý řádek seznamu obsahuje údaje z jednoho dokladu. V horní části panelu jsou ovládací tlačítka, kterými volíme požadovanou funkci.

tlačítko "-" slouží ke zrušení právě aktivní věty ze seznamu (po dotazu a potvrzení, doklad není zařazen do hromadného příkazu).

Napravo od tlačítek jsou výběrová pole s možností volby datumu úhrady a datumu vyhotovení, které se objeví na vytvořeném hromadném příkazu k úhradě. Vždy při spuštění se nastaví aktuální systémové datum počítače.

Klikneme-li na tlačítko Suma úhrad, objeví se v levé dolní části informace o celkové částce k úhradě.

Chceme-li některý doklad ze seznamu dokladů pro platbu vyřadit, klikneme na tlačítko Vyřadit. Zároveň s odstraněním dokladu ze seznamu dokladů k úhradě program nastaví v databázi účetních nebo saldokontních dokladů tomuto dokladu příznak umožňující opětovné provedení úhrady dokladu (HIZ = 99).

Dále uprostřed horní lišty panelu prostřednictvím přepínacích tlačítek 1 - 5 a HVB volíme účet, z něhož se bude úhrada provádět (všechny účty, z nichž chceme platit, musí být nastaveny v konfiguraci programu

Další tlačítko již slouží k volbě způsobu platby - vytvoření souboru do banky (KB, HVB) nebo vytisknutí příkazu k úhradě.

Vzájemné zápočty (faktury přijaté - vydané, faktury přijaté a vydané - dobropisy) provádíme rovněž prostřednictvím modulu Platby. Jako účet platby zadáme číslo účtu z účtové osnovy, které je určeno pro vzájemné zápočty (např. 395000 Vnitřní zúčtování) a provádíme postupně "platby" jednotlivých vzájemně započítávaných dokladů až do výše zápočtu. Ke každé takto provedené "platbě" je vytvořen doklad (většinou tzv. vnitřní doklad, typ dokladu zadáme při zadávání platby do příslušného pole), kde závazek či pohledávka nejsou proúčtovány proti účtu pokladny nebo běžnému účtu, ale právě proti námi zadanému "spojovacímu" účtu. Po správně provedeném a zaúčtovaném vzájemném zápočtu budou strany spojovacího účtu vyrovnané a případný doplatek bude doúčtován na odpovídající stranu pokladny nebo běžného účtu.

Potřebujeme-li pravidelně provádět platby dokladů, k nimž z jakéhokoliv důvodu nezadáme trvalý příkaz v bance, můžeme využít funkce Opakované platby. Nejprve je nutno zadat do databáze všechny druhy opakovaných plateb, v úvodním panelu zvolíme tlačítko

Otevře se databáze účetních dokladů pro opakované platby. Zde pořídíme účetní doklady opakovaných plateb tak, jak budou po provedené platbě zaúčtovány do účetních dokladů.

Doklady pořizujeme obdobným způsobem jako v panelu účetní doklady, ale pořízení je izolované od účetních dokladů, nijak neovlivní výsledky účetnictví. Číslování dokladů je nastaveno na ruční, lze tedy zadat libovolné číslo dokladu (slouží pouze k naší evidenci a orientaci v dokladech opakovaných plateb). Pokud je pro účetnictví nastaveno automatické číslování dokladů, nastaví se číslo dokladu automaticky při zařazení dokladu do účetních dokladů.

Jako datum dokladu se uvede datum, tj den v měsíci, kdy má dojít k vyhotovení příkazu k úhradě nebo zanesení dokladu do exportního souboru do banky (s dostatečným předstihem pro jednotlivé banky tak, aby banka zpracovala platbu do požadovaného termínu úhrady). Datum uvedeme ve tvaru DDMMRRRR, ale pro další zpracování opakovaných plateb má význam pouze pořadové číslo dne, měsíc a rok se při zpracování doplní vždy aktuální.

Jako částka v hlavičce dokladu se uvede požadovaná částka platby, jako datum splatnosti se uvede datum, kdy je požadována platba dodavatelem (z datumu má opět význam pouze pořadové číslo dne, měsíc a rok se při zpracování doplní aktuální).

V okamžiku, kdy chceme provést opakovanou platbu a zároveň zaúčtovat doklad o platbě do účetního deníku (závazek a zároveň saldokontní doklad), zvolíme den a bankovní účet a stiskneme tlačítko Generování v pravé dolní části panelu.

Provede se kopie účetního dokladu do účetního deníku a automaticky se do úhrad vygeneruje úhrada ze zvoleného bankovního účtu. Datumy na dokladu se aktualizují podle aktuálního měsíce a pro kontrolu se vygeneruje a nabídne k tisku podrobný protokol.