Projekčně programová dokumentace
Contents
Příručka - ES manas - PPD
Ekonomický systém
Projekčně programová dokumentace
Ekonomický systém manas je komplexní ekonomický systém pro MS Windows 98/ME/NT/2000/XP, podporující klient/server architekturu, SQL dotazy, Internet. Systém manas lze použít na jednom PC jako jednouživatelskou aplikaci (bez nutnosti instalovat server, který je integrován přímo do aplikace), nebo je možno připojit neomezený počet klientů, přístup k serveru je možný i přes Internet.
Systém se skládá z následujících modulů:
1. AGENDA - spuštění programu
Po spuštění programu je nutno zvolit agendu, tj. zpracovávanou firmu. Na monitoru se objeví panel s několika záložkami. Aktuální záložka nabízí možnost výběru již existující agendy.
1.1. VÝBĚR AGENDY
Agendu je možno vybrat ze seznamu, sklad se nabídne automaticky podle zvolené agendy, dále je možno zvolit středisko (nabídne se 01, po doplnění číselníku středisek je možné vybrat jiné středisko) a datum zpracování. Datum se nabídne aktuální a je možné jej změnit. Změnou datumu (roku) je možno zvolit libovolné účetní období – účetní rok – v rámci jedné agendy. Znamená to, že pokud zpracováváme účetnictví pro více firem ve více letech, máme každou firmu označenou pouze zkratkou názvu (např. firma manas.info – MI) a zpracovávaný účetní rok volíme změnou datumu při volbě agendy. Program dále vyžaduje heslo. Systémové heslo je „manas" a je možné je změnit. Po doplnění číselníku uživatelů a nastavení oprávnění je možné zadat heslo konkrétního uživatele s přesně definovanými právy k jednotlivým funkcím programu. Po otevření tabulek je možno s programem pracovat a volit jednotlivé moduly.
1.2. NOVÁ AGENDA / NOVÝ ROK
Funkci Nová agenda / Nový rok volíme tehdy, potřebujeme-li otevřít nový účetní rok u již existující agendy nebo zavádíme účtování pro novou firmu – agendu.
1.2.1. Nový rok
V záložce výběr agendy zvolíme již existující agendu, u níž chceme pokračovat v účtování v novém účetním roce. Není v tomto případě nutno, aby bylo účetnictví ve „starém" roce ukončeno a uzavřeno, převody saldokontních dokladů a další převody se provádí v rámci již existujících databází. Poté zvolíme záložku „Nová agendy / Nový rok. Zkratka námi zvolené (převáděné) agendy se nastaví do výběrových okýnek vedle pole pro popis agendy. Kliknutím zvolíme „Nový rok" a v následujícím panelu
už pouze potvrdíme (po případné úpravě počtu převáděných tabulek) tlačítkem „Převezmi".
1.2.2. Nová agenda
1.3. ARCHIVACE
1.4. INTERNET
1.5. UŽIVATELSKÝ KÓD
1.6. OBJEDNÁVKA
1.7. NÁPOVĚDA
2. SKLAD
3. POS – POKLADNÍ SYSTÉM
4. ÚČETNICTVÍ
Informační systém manas byl a je vyvíjen především jako nástroj ke zpracování Účetnictví (dříve Podvojné účetnictví), obsahuje však také modul Daňové evidence (jednoduché účetnictví), který lze vhodným zjednodušením a nastavením parametrů v číselnících použít jako nástroj k evidenci daňových příjmů a výdajů a případně k evidenci DPH pro podnikatele nepodléhající povinnosti vést účetnictví. Typ zpracovávaného účetnictví se nastaví při volbě nové agendy v konfiguraci celého systému.
Program Účetnictví (Podvojné účetnictví) důsledně vyžaduje dodržování podvojnosti účetních zápisů. Všechny údaje nutné pro zaúčtování účetního dokladu, údaje týkající se saldokonta i DPH se v podvojném účetnictví zadávají do panelu účetní doklady. V panelu Doklady minulých let jsou soustředěny doklady z účetních agend minulých let nutné pro zaúčtování plateb převážně doposud neuhrazených saldokontních dokladů, tj. pro úhrady faktur přijatých a vydaných. Také v modulu Účetnictví (Podvojné účetnictví) lze vhodným nastavením parametrů v databázích a číselnících (především v účtové osnově) docílit velkého zjednodušení při zpracování účetnictví ve zjednodušeném rozsahu. Je zde k dispozici rovněž účtová osnova pro nevýdělečné organizace (občanská sdružení …), předdefinované výstupní sestavy budou v nejbližší době připraveny. Nyní podrobně projdeme jednotlivé funkce nabídky účetnictví.
4.1. ÚČETNICTVÍ
4.1.1. Účetní doklady
Otevře se tabulka účetních dokladů doposud zaúčtovaných, aktuální zvolená záložka je „Seznam účetních dokladů". Doklady jsou řazeny sestupně, na obrazovce se nabídnou naposledy pořízené doklady. V horní liště je možno zvolit vždy k aktuálně zvolenému účetnímu dokladu (řádek s aktuálním dokladem je označen černou šipkou v levé šedé liště vedle dokladů a volíme jej pomocí kurzoru myši či šipkami z klávesnice počítače) záložky „Memo doklad" (zde je možno pro aktuálně zvolený doklad zapsat libovolně dlouhou poznámku), „Změny hlavičky" a „Blokování" (blokuje možnost opravy a zápisu do dokladů ve zvoleném časovém rozmezí). Tlačítka aktivujeme kliknutím myší nebo klávesovou zkratkou „ALT + podtržené písmeno" v názvu tlačítka.
Nad řádky se seznamem účetních dokladů se zobrazují doplňující informace k aktuálně zvolenému dokladu (typ dokladu a partner) a jsou zde umístěna ovládací tlačítka pro pohyb po databázi dokladů a vlastní účtování. Zleva je umístěno pět tlačítek se symboly šipky, která slouží k pohybu po databázi účetních dokladů. Kromě tohoto způsobu lze použít pro pohyb po databázi (týká se všech databází v programu) posuvník a šipky na klávesnici. Následuje tlačítko „Nový doklad", „Oprava hlavičky", „Filtr dokladů / zapnut (vypnut)" a „Filtr složený" jejich funkce vyplývá přímo z názvu.
4.1.1.1. Nový doklad
Aktivací tlačítka „Nový doklad" (kliknutím levým tlačítkem „myši" nebo klávesovou zkratkou „ALT+N") otevřeme hlavičku nového účetního dokladu, v níž vyplňujeme postupně jednotlivá pole:
Typ dokladu ve formě jedno až trojciferného kódu zadáme ručně z numerické klávesnice nebo vybereme z číselníku typů dokladů, který otevřeme (podobně jako všechny ostatní číselníky) třemi způsoby: klávesou F9 nebo kliknutím na tlačítko umístěné v pravé části pole otevřeme číselník seřazený podle čísel, klávesou F10 se otevře číselník seřazený podle abecedy. Pole typ dokladu slouží k rozlišení účetního druhu dokladu (pokladní příjmový či výdajový, faktura přijatá a vydaná …) a k zabezpečení jedinečných číselných řad v rámci jednotlivých typů dokladů.
Číslo dokladu lze zadat ručně nebo se vygeneruje automaticky dvojím způsobem, který je možno zvolit v konfiguraci. Buď se číslo dokladu skládá z trojmístného kódu typu dokladu a šestimístného čísla věty zaúčtování účetního dokladu odděleného lomítkem nebo je to opět trojmístný kód typu dokladu a dále za lomítkem je šestimístné pořadové číslo v rámci daného typu dokladu. Tento druh číslování je v distribuční verzi nastaveno automaticky a pokud chceme typ číslování dokladů změnit, musíme toto v konfiguraci nastavit před účtováním.
Datum dokladu ve tvaru DD.MM.RRRR se nabídne aktuální a lze je změnit buď přepsáním z numerické klávesnice nebo výběrem z kalendáře, který se otevře kliknutím na tlačítko v pravé části pole „Datum dokladu".
Předmět operace vyjadřuje obsah účetního zápisu. V číselníku typů dokladu lze zadat ke každému typu dokladu libovolný textový řetězec, který se automaticky převezme do pole předmět operace a je možno k němu dopsat doplňující informace.
Variabilní symbol VS
Konstantní symbol KS
Specifický symbol SS vyplňujeme pouze u saldokontních dokladů. Je nutné vyplnit (stejně jako následující pole) pro možnost vytvoření příkazu k úhradě u přijatých faktur a k provádění automatických úhrad saldokontních dokladů pomocí funkce „Platby/úhrady" (viz dále).
Partner - doplníme výběrem z číselníku partnerů (F9, F10, tlačítko)
Bankovní účet - doplní se po výběru partnera z číselníku partnerů, lze vepsat ručně nebo stávající účet změnit přepsáním.
Částka – nutno vyplnit u dokladů z hlediska saldokonta, lze zadat přímo nebo použít kalkulačku, která se vybere kliknutím na tlačítko v pravé části pole
Datum uskutečnění zdanitelného plnění ve tvaru DD.MM.RRRR se nastaví automaticky podle datumu dokladu, lze je také obdobně změnit. Pokud účtujeme doklad netýkající se DPH (nedaňový z hlediska DPH), je možno datum v tomto poli vymazat (mezerou).
Datum splatnosti - týká se pouze saldokontních dokladů, v ostatních případech opět možno vymazat klávesou „mezera".
Zakázka - lze zadat ručně (bude možný i výběr z číselníku) jako čtrnáctimístný kód, který je zároveň využíván k číslování dodávek a nákladů souvisejících s plněním předmětu díla u jednotlivých smluv. Při účtování účetních případů souvisejících s plněním zakázek se uvede příslušné číslo zakázky a takto označené účetní doklady se nasčítávají do sestav nedokončené výroby.
Poznámka – možno vyplnit libovolný text, který se stane součástí účetního dokladu.
Po vyplnění všech polí hlavičky se otevře tabulka s jednotlivými řádky účetního dokladu. Do horní části tabulky se přenesou údaje z hlavičky (typ dokladu, číslo dokladu, datum dokladu, DUZP, předmět operace, partner, VS, zakázka a poznámka). Další údaje se aktualizují při vyplňování řádků účetního dokladu. Každý řádek účetního dokladu obsahuje všechny údaje týkající se daného účetního případu, pro vlastní účtování je vyhrazeno prvních šest sloupečků:
Účet - možno zadat ručně z numerické klávesnice ve formě šestimístného kódu nebo vybrat z číselníku (F9 seřazeno podle čísla, F10 seřazeno podle abecedy nebo tlačítkem na pravé straně pole)
Středisko - možno zadat ručně nebo vybrat z číselníku u nákladových a výnosových účtů, povinné vyplnění tohoto pole lze zadat v konfiguraci.
Částka MD
Částka DAL - nutno vyplnit pouze jedno z těchto polí
DPH – lze zadat ručně nebo vybrat z číselníku DPH (F9 seznam podle četnosti výskytu – na prvním místě základní typy, F10 seřazeno podle čísel řádků v přiznání DPH, tlačítkem na pravé straně pole). Toto pole je nutno vyplnit v řádku, v němž se účtuje základ daně a daň z přidané hodnoty, aby se tyto údaje projevily v přiznání DPH.
Poznámka - lze zadat poznámku ke každému řádku účetního dokladu
Při pořizování jednotlivých řádků účetního dokladu se v horní části tabulky aktualizují údaje. Dokud není SUMA stran MD a Dal shodná, je informace o tom zobrazena červeně včetně vyčísleného rozdílu. Po vyrovnání stran se informace zobrazí černě a je možno ukončit pořizování řádků účetního dokladu (kliknutím na křížek v pravém horním rohu okna nebo klávesou „ESC"). V již pořízeném účetním dokladu je možno provádět změny pouze do okamžiku jeho zablokování (záložka panelu účetní doklady), stejně tak je možno opravovat některé údaje v hlavičce dokladu.
4.1.1.2. Oprava hlavičky
Zvolením funkce „Oprava hlavičky" (kliknutím levým tlačítkem „myši" nebo klávesovou zkratkou „ALT+O" při současném umístění kurzoru v libovolném poli řádku dokladu, který chceme opravovat) se otevře hlavička již existujícího dokladu. Opravit můžeme (dokud není obsah účetních dokladů ve zvoleném rozmezí datumů zablokován pro opravu funkcí „Blokování") libovolný údaj v hlavičce dokladu s výjimkou zvoleného typu dokladu a čísla dokladu při použití automatického číslování dokladů. Po skončení opravy ukončíme funkci klávesou „ESC" nebo kliknutím na tlačítko „Konec" v levém horním rohu otevřeného okna. Tímto způsobem lze ukončit práci v libovolném právě otevřeném okně programu. Pokud chceme (opět před zablokováním) opravit údaje v zaúčtování dokladu – číslo účtu, částku, údaje týkající se DPH, umístíme kurzor myši na libovolné pole v řádku opravovaného dokladu a doklad otevřeme „dvojklikem" nebo stiskem klávesy „ENTER".
4.1.1.3. Filtr dokladů
Funkce „Filtr dokladů / vypnut (zapnut)" aktivuje jednoduchý filtr pro omezení výběru dokladů podle různých kritérií. Tato funkce slouží k výběru dokladů pouze podle jednoho kritéria, můžeme zvolit pouze jednu možnost z nabídky v libovolné záložce. Jednotlivá pole účetního dokladu jsou rozdělena podle svého charakteru do tří skupin: celé číslo, reálné číslo a řetězec. Označíme námi vybrané kritérium pro výběr dokladů (pole účetního dokladu), v horní části okna zadáme minimální a maximální hodnotu vybraného pole a aktivujeme tlačítko „Zapni filtr". Nyní tabulka „Seznam účetních dokladů" obsahuje pouze doklady odpovídající zadanému kritériu a tlačítko má popis „Filtr dokladů / zapnut". Výběr zrušíme aktivací tohoto tlačítka a poté zvolením funkce „Vypni filtr".
4.1.1.4. Filtr složený
Tato funkce umožňuje postupným přidáváním omezujících kritérií vybrat ze seznamu účetních dokladů libovolně definovanou množinu účetních dokladů. Aktivací tlačítka otevřeme nové okno, v jehož horní části jsou umístěna tři tlačítka: „Přidej filtr", „Zruš filtr" a „Tisk". Po zvolení funkce „Přidej filtr" se objeví stejná nabídka jako v předchozí funkci „Filtr dokladů", označíme libovolné kritérium pro výběr (pole účetního dokladu) a zadáme jeho minimální a maximální hodnotu, zvolíme „Zapni filtr" a program provede výběr podle tohoto zadaného kritéria. Nyní můžeme pokračovat v dalším „omezování" výběru dokladů. Opět zvolíme funkci „Přidej filtr" a označíme další kritérium pro výběr, nastavíme jeho hodnotu a zvolíme „Zapni filtr". Tento postup můžeme opakovat několikrát za sebou, dokud nemáme v seznamu účetních dokladů doklady podle našich požadavků. Tento seznam je pak možno aktivací tlačítka „Tisk" vytisknout. Kdykoliv v průběhu „filtrování" dokladů je možno všechna již nastavená kritéria pro výběr zrušit funkcí „Zruš filtr" a poté buď zadávat jiná kritéria pro výběr nebo výběr ukončit (kliknutím myší na křížek v pravém horním rohu okna nebo klávesou „ESC").
4.1.2. Účetní doklady - minulých let
Otevře se tabulka s databází převedených saldokontních účetních dokladů minulých let, údaje z nich jsou nutné pro zaúčtování přijatých a vydaných plateb vztahujících se k těmto dokladům.
4.1.3. Platby / úhrady
4.1.3.1. Platby
Tato funkce slouží k zaúčtování přijatých a uskutečněných plateb saldokontních dokladů zaúčtovaných již v účetnictví. Vytvoří se nový účetní doklad se zaúčtovanou platbou a do saldokontního dokladu se poznamená uskutečněná platba, ať už úplná nebo částečná. Platby lze zaúčtovat plně automaticky, tj. provést import souborů s daty plateb (výpisy z běžného účtu v elektronické podobě), pak se platby provádí funkcí „Platby bezhotovostní", nebo se data pořizují ručně na základě klasického výpisu z běžného účtu nebo pokladních příjmových či výdajových dokladů, v tomto případě se platby provádí funkcí „Platby hotovostní/ručně". Podrobně je postup při provádění plateb popsán níže.
a) Platby ručně:
V horní polovině panelu funkce „Platby ručně" jsou pole pro zadávání údajů charakterizujících danou platbu, v dolní části jsou dvě databázová pole se saldokontními doklady, v jednom jsou doklady aktuálního účetního roku, druhé obsahuje neuhrazené saldokontní doklady převzaté z minulých let. Při účtování v tzv. jednoduchém účetnictví se v dolní části zobrazuje pole saldokontních dokladů.
Při provádění platby zadáváme údaje z výpisu z BU nebo z pokladního dokladu do polí v horní části panelu „Platby hotovostní/ručně" v níže uvedeném pořadí. U některých polí tohoto panelu, u nichž je to vzhledem k jejich povaze vhodné, se „pamatují" zadané údaje i při provádění následujících plateb až do jejich přepsání jiným údajem (např. číslo účtu a číslo výpisu BU se nemění při účtování více plateb z jednoho výpisu).
Účet platby - zde zadáme číslo účtu z účtové osnovy, kterého se prováděná přijatá či uskutečněná platba týká, tj. pokud platba probíhá z běžného účtu zadáme např. 221xxx, pokud probíhá v hotovosti, zadáme 211xxx, kde xxx je analytické rozlišení každého účtu tak, jak je zadáno v účtové osnově pro danou firmu. Účet lze vybrat po stisku klávesy F9 nebo F10 z účtové osnovy.
VS - zadáme variabilní symbol platby (tj. placeného dokladu).
Částka - zadá se částka platby.
Datum - uvede se datum platby podle výpisu z BÚ nebo pokladního dokladu. Datum lze zadat ručně (nabídne se aktuální datum, lze změnit pouze den) nebo po kliknutí na políčko se šipkou v pravé části pole vybrat datum z kalendáře. Zadané datum je pak převzato do vygenerovaného dokladu o platbě jako datum dokladu.
Typ dokladu - je nutno zadat proto, aby se mohla platba správně zaúčtovat. Pokud zadáváme platby z BÚ nebo na BÚ, uvedeme odpovídající číselné označení typu dokladu tak, jak je zadáno v číselníku (databázi) typů účetních dokladů (např. 3), pokud zadáváme platbu hotovostní, zvolíme číslo dokladu podle charakteru platby (např. 1 – pokladna příjem, 2 – pokladna výdej). Číslo typu dokladu není nutno znát zpaměti, po stisku funkční klávesy F9 nebo F10 se otevře číselník typů dokladů a můžeme číslo dokladu vybrat (buď z klávesnice posunutím kurzoru šipkami na požadovaný typ a stiskem klávesy „ENTER" nebo pomocí „myši" a dvojklikem).
Číslo výpisu - do tohoto pole můžeme zadat číslo výpisu, na němž je zadávaná platba nebo jakýkoliv jiný údaj blíže charakterizující platbu. Údaj zde zadaný se převezme při zaúčtování platby do pole předmět operace. Pokud nepotřebujeme platbu blíže specifikovat, nemusíme do tohoto pole zadávat žádný údaj, program dosazuje do automaticky generovaného účetního dokladu platby údaje z předmětu operace dokladu, jehož platbu účtujeme.
Číslo dokladu - pokud je v konfiguraci nastaveno ruční číslování dokladů, nabídne se při účtování plateb toto pole a zde zadaný údaj se převezme jako číslo dokladu do účetního dokladu platby, který se vytvoří automaticky po potvrzení platby.
Mezi výše uvedenými poli se při zadávání dokladů můžeme pohybovat stiskem klávesy „ENTER" (směrem dolů od prvního pole k poslednímu) nebo kliknutím „myší" ve zvoleném poli. Údaje lze libovolně editovat a po odsouhlasení se opakovaným stiskem klávesy „ENTER" nebo kliknutím „myší" přesunout na tlačítko „VYHLEDAT". Program potom vyhledá v databázi saldokontních dokladů aktuálního roku a minulých let doklad podle zadaných kritérií. Vlevo od tlačítka „Vyhledat" lze zvolit, zda rozhodujícím kritériem při vyhledávání bude variabilní symbol (pak se najdou všechny doklady s uvedeným variabilním symbolem), částka (v tomto případě jsou ve výběru všechny doklady se zadanou částkou – vhodné například u účtování plateb prováděných prostřednictvím platební karty, kdy banka dosazuje svůj variabilní symbol) nebo datum (potom se najdou doklady odpovídající uvedenému datu vystavení).
Po stisku tlačítka „Vyhledat" se v dolní části nabídne jeden nebo více dokladů odpovídajících zadaným kritériím. Zvolíme myší správný doklad a na libovolném poli v řádku tohoto dokladu stiskneme pravé tlačítko myši a potvrdíme tlačítko „Zaúčtovat". Po opětovném potvrzení program vygeneruje doklad se zaúčtovanou platbou a do saldokontního dokladu poznamená částku platby a datum provedení platby. Tímto způsobem postupujeme do zaúčtování všech aktuálních plateb. Panel ukončíme stiskem klávesy „ESC".
b) Platby automaticky (Import z banky):
4.1.3.2. Úhrady (Export do banky)
4.1.4. Saldokonto
4.1.4.1. Pohledávky – Generování + tisk
4.1.4.2. Závazky – Generování + tisk
Touto funkcí vygenerujeme aktuální stav pohledávek a závazků ze všech doposud pořízených účetních dokladů. Je nutno ji zvolit pokaždé po pořízení většího počtu saldokontních dokladů či po účtování plateb těchto dokladů. Vytvořený přehled potom můžeme operativně prohlížet prostřednictvím výše uvedené funkce „Pohledávky (Závazky) – tisk".
4.1.4.3. Pohledávky - tisk
4.1.4.4. Závazky – tisk
Tato funkce nabídne tiskovou sestavu, která obsahuje přehled dříve vygenerovaných neuhrazených pohledávek resp. závazků. V sestavě nejsou obsaženy doklady pořízené po generování pohledávek a závazků funkcí „Pohledávky (závazky) – Generování + tisk", je určena pro operativní prohlížení, pokud nebyly pořizovány doklady saldokontní či jejich platby. Přehled se nabídne k prohlížení na monitoru a je možno jej vytisknout.
4.1.4.5. Saldokonto
V panelu Saldokonto lze parametricky nastavit omezující podmínky pro generování závazků či pohledávek k libovolnému datu, za partnera či za partnera a VS.
4.1.5. Import ze skladu
4.1.6. Testy
V tomto panelu jsou integrovány funkce kontrolující formální správnost účetních zápisů. Testy odhalí také případné nevyrovnané či neuzavřené doklady, které mohou vzniknout při náhlém ukončení programu způsobeném například výpadkem elektrického proudu.
4.1.7. Sestavy – účetní a daňové
4.1.7.1. Bilanční sestavy
Po zadání počátečního a konečného datumu a zvolení funkce „Generování" jsou vytvořeny základní účetní bilanční sestavy – Předvaha, Rozvaha a Výsledovka za zvolené období.
4.1.7.2. DPH
Označíme zvolené období měsíční nebo čtvrtletní a stiskem příslušného tlačítka zvolíme požadovanou sestavu. Sestava DPH obsahuje pouze údaje z těch řádků účetních dokladů, v nichž je vyplněn v poli DPH kód DPH z číselníku typů DPH, tj. kód základu DPH a daně.
4.1.7.3. Deník
Zadáme počáteční a konečné datum a zvolíme druh třídění, po stisku tlačítka „Účetní deník" se sestava za zvolené období ukáže na monitoru a můžeme ji prohlížet či zvolit některou funkci pro tisk.
4.1.7.4. Hlavní kniha syntetika
Zadáme počáteční a konečné datum (kromě sestav DPH, které jsou definovány měsíčním či čtvrtletním obdobím jsou všechny sestavy zásadně vytvářeny od libovolného do libovolného data – rozvaha vždy od počátku účetního období), pokud máme v účetnictví deklarována střediska, zvolíme požadovanou variantu. Uprostřed panelu jsou hranatá zaškrtávací pole, jejichž implicitní nastavení zabezpečí tisk sestavy Hlavní kniha – syntetika v požadovaném tvaru, tj. počáteční stavy zadávané v účetnictví vnitřním dokladem s datumem 01.01.xxxx se zobrazí jako počáteční stav na daném účtu, následují obraty MD a DAL a konečné zůstatky účtů. V nabídce tohoto panelu jsou také sestavy Rozvaha a Výsledovka. Jedná se o klasické účetní přehledové sestavy.
4.1.7.5. Hlavní kniha analytika
Touto funkcí lze vytvořit sestavu obsahující všechny pohyby na libovolně zvoleném účtu účtové osnovy. Nejprve stiskem tlačítka „Načíst účty" načteme všechny účty naší účtové osnovy do pole v levé části panelu. Kliknutím „myší" zvolíme vlevo od čísla a názvu účtu jeden či více účtů pro vytvoření sestavy. Můžeme zvolit funkci „Všechny účty", pak bude sestava obsahovat všechny účty účtové osnovy, v tomto případě je vhodné pro přehlednost zvolit funkci „Každý účet na novou stránku". Zvolením funkce „Rekapitulace účtu" dosáhneme podrobného přehledu všech pohybů na účtu včetně čísla protiúčtu a kódu DPH použitém na dokladu.
4.1.7.6. Výkazy
V tomto panelu jsou soustředěny účetní výkazové sestavy, tj. Výkaz zisku a ztráty v plném a zkráceném rozsahu v členění druhovém či účelovém a Rozvaha v plném a zkráceném rozsahu. Pro informaci lze v tomto panelu vytisknout i přehlednou účetní sestavu Předvaha, Rozvaha a Výsledovka. Pro zabezpečení správných výsledků a urychlení práce je vhodné nejprve zaškrtnout v levé části panelu políčka u počátečních stavů a námi zvolených období a zadat „Generování – obraty účtů". Poté zvolíme období, do jehož ukončení se budou data zpracovávat (zvolíme-li např. měsíc 05, bude sestava obsahovat počáteční stav, obrat za měsíc 05, obrat za období od 1.1. do měsíce 05 a konečný stav ke konci měsíce 05).
4.1.8. Přehledy
4.1.8.1. Zakázky
4.1.8.2. Nedokončená výroba
4.1.8.3. Nedokončená výroba II.
4.1.9. Účtová osnova
Panel Účtová osnova je tvořen přehlednou tabulkou se seznamem všech námi zvolených účtů. Pro každou účtovanou firmu je možno definovat jinou účtovou osnovu. V levé horní části panelu nad řádky se seznamem účtů jsou ovládací tlačítka pro pohyb po jednotlivých řádcích seznamu účtů a pro přidávání (tlačítko „+"), či pro mazání (tlačítko „-„) jednotlivých řádků účtové osnovy. Každý účet charakterizujeme zadáním různých hodnot do sloupců v řádků příslušného účtu.
Číslo - zadáme šestimístné číslo účtu, ve sloupci se levé nuly nevypisují, i při použití pouze syntetických účtů (typ xxx000) je nutno tři pravé nuly zadat nejenom v panelu účtové osnovy, ale i při pořizování dokladů
Název - zde napíšeme název účtu včetně údajů sloužících k jeho odlišení od jiných účtů téhož druhu (např. typ a sazbu DPH pro analytickou evidenci DPH, název banky u více bankovních účtů …). Zde zadané údaje jsou přebírány do všech tiskových výstupů účetnictví.
Akt. - hodnota tohoto pole je buď 1 (aktivní ANO) u účtů majících zůstatek na aktivní straně nebo 0 (aktivní NE) u účtů s pasívním zůstatkem.
Saldo - v tomto poli je nastavena 0 s výjimkou těch účtů, které chceme sledovat v saldokontu, tj. převážně účet dodavatelů a odběratelů.
Rozvaha - u všech účtů rozvažných musí být v tomto poli zadána hodnota 1 (aktiva) nebo 2 (pasíva), ostatní účty mají zadánu hodnotu 0
Výsledkovka - opět nutno vyplnit obdobným způsobem – hodnota 1 (náklady) nebo 2 (výnosy), u ostatních účtů hodnota 0.
Středisko – v tomto poli je standardně nastavena hodnota 0, pokud ji změníme na aktivní hodnotu 1, bude při zadání tohoto účtu do řádku účetního dokladu požadováno doplnění střediska (doplnění je požadováno při ukončení pořizování dokladu).
DPH - do tohoto pole můžeme u námi zvolených účtů (v praxi zejména u účtů DPH a vybraných nákladových či výnosových účtů) zadat kód DPH z číselníku DPH (např. u účtu 343505 – DPH přijatá zd. plnění 5 % lze zadat kód 3304). Hodnota tohoto pole se při pořizování účetního dokladu dosadí do řádku účetního dokladu při použití účtu číslo 343505, což významně zrychlí práci při pořizování dokladů. Převzatý kód lze přepsat jiným kódem nebo i vymazat – toto je potřeba rozhodně provést při přeúčtování DPH na konci zdaňovacího období, aby nedošlo k „vynulování" daňového přiznání DPH.
DPH M/D - lze nastavit následující hodnoty: 0 – typ DPH požadován ke straně MD nebo DAL, 1 – typ DPH požadován ke straně MD, 2 – typ DPH požadován ke straně DAL
VZAZP - výkaz zisku a ztráty v plném znění – zde je nutno zadat u nákladových a výnosových účtů číslo řádku příslušné výkazové sestavy, obdobně se postupuje u dalších sloupců účtové osnovy
VZAZZ - výkaz zisku a ztráty ve zkráceném rozsahu
RBP - rozvaha brutto v plném rozsahu
RKP - rozvaha korekce v plném rozsahu
RBZ - rozvaha brutto ve zkráceném rozsahu
RKZ - rozvaha korekce ve zkráceném rozsahu
4.1.10. (Účtová osnova vzorová 2002)
4.1.11. Účtová osnova vzorová 2003
V těchto panelech jsou uvedeny všechny účty účtové osnovy včetně nastavení základních parametrů tak, aby bylo možno vytisknout účetní výkazy (výkaz zisku a ztráty a rozvahu).
4.1.12. Číselník typů dokladů
V číselníku typů dokladů jsou nastaveny jednotlivé typy dokladů z hlediska účetnictví, tj. účetního pohybu. Ve starší verzi účetnictví (MIS97) bylo nutno podrobnější rozlišení v rámci jednoho účetního pohybu (např. příjem hotovosti do pokladny) více typy dokladů v návaznosti na DPH (výdej z pokladny „nedaňový" – např. převod hotovosti na BU, zaplacené zálohy, hotovostní úhrada dříve saldokontně zaúčtovaných daňových dokladů, hotovostní nákup od neplátců … a výdej „daňový" ve smyslu DPH, tj. daňové doklady placené ihned po vystavení v hotovosti, platba zjednodušených daňových dokladů). V nové verzi účetnictví manas je problematika evidence daně z přidané hodnoty vyřešena jednodušeji, evidence probíhá na základě kódů zadaných přímo do řádku účetního dokladu (viz číselníky DPH) a není vázána na typ dokladu. V číselníku typů dokladů je proto nutno zadat pouze rozlišení typů dokladů z hlediska účetního (jednotlivé „účetní řady") – pokladní doklady výdajové a příjmové (případně více pokladen), faktury přijaté a vydané, vnitřní zúčtování, bankovní výpisy v závislosti na počtu bankovních účtů atd..
Pole číselníku typů dokladů slouží k charakterizování jednotlivých dokladů podle druhu účetního pohybu a k nastavení případných hodnot pro import dokladů z jiných modulů programu manas. K tomu slouží následující pole:
Číslo - zde zadáme libovolný jedno až čtyřciferný číselný kód pro každý námi zvolený typ dokladu
Název - jasný a srozumitelný název, který charakterizuje typ účetního pohybu a přebírá se spolu s číslem typu dokladu po zaúčtování do hlavičky účetního doklad
Číselná řada - zde je možno nastavit předčíslí číselné řady při pořizování daného typu dokladu, např. 20030000 pro typ dokladu 1 - příjem do pokladny, při číslování je pak struktura čísla dokladu následující: 001/20030001, 20030002 atd.
Saldo - pouze u saldokontních typů dokladů zadáme hodnotu 1 (-1) u přijatých faktur a 2 (-2) u faktur vydaných – záporná hodnota je použita pro dobropisy přijaté či vydané.
Středisko -
Předmět operace - libovolný textový řetězec zde zadaný se při zvolení typu dokladu v účetnictví doplní do pole „předmět operace" v hlavičce účetního dokladu a je možno k němu cokoliv dopsat na doplnění a upřesnění
Poznámka - nevím
Další pole - jejichž označení začíná písmenem I slouží k nastavení účtů z účtové osnovy, na něž se při importu dokladů z jiných modulů programu MANAS zaúčtují jednotlivé částky. Je nutno nastavit účet pro celkovou částku, základ 5 a 22 %, daň 5 a 22 % a zaokrouhlení včetně rozlišení strany účtu MD nebo Dal pro zaúčtování. Další pole obsahující v názvu DPH slouží k zadání kódu DPH opět pro zaúčtování importovaných dokladů z jiných modulů programu.
4.1.13. Číselník středisek
4.1.14. Číselník zakázek
Zde opět zadáme jedno až třímístný číselný kód jednotlivých středisek či zakázek a jejich slovní výstižné označení.
4.1.15. Číselník DPH
4.1.16. Číselník DPH 343
Číselník DPH je rozdělen na dvě části, při pořizování řádků účetního dokladu se nabízí pouze odpovídající databáze – pokud zadáváme na dokladu údaje o dani z přidané hodnoty, tj. účet 343xxx, otevře se při výběru z databáze Číselník DPH 343, v ostatních případech se údaje přebírají z druhého číselníku. Jednotlivé typy zdanitelných plnění jsou označeny čtyřmístným kódem, v němž tři cifry zprava znamenají číslo řádků ve formuláři přiznání DPH, první cifra zleva pak slouží k rozlišení sloupce v předtisku a také „důležitosti" daného kódu. Nejčastěji používaným řádkům (např. přijatá zdanitelná plnění z tuzemska) je předřazena cifra 1.
4.1.17. Účtová osnova vzorová
4.1.18. Filtr řádků účetních dokladů – jednoduchý
4.1.19. Filtr řádků účetních dokladů - složený
4.2. JEDNODUCHÉ ÚČETNICTVÍ (EVIDENCE PŘÍJMŮ A VÝDAJŮ)
Způsob pořizování dokladů, práce s databázemi a zpracování výsledných dat se neliší od zpracování dat v podvojném účetnictví a tato problematika byla již popsána výše. Zde se budeme zabývat především odlišnostmi při zpracování tzv. jednoduchého účetnictví a samotným systémem zpracování evidence příjmů a výdajů.
4.2.1. Účetní doklady
V tomto panelu evidujeme všechny hotovostní i bezhotovostní (platba na BÚ) daňové či nedaňové příjmy a výdaje a u plátců DPH slouží i k evidenci DPH z hotovostně placených dokladů – tj. přijatých či vydaných daňových dokladů za hotové a zjednodušených daňových dokladů. Dále se v tomto panelu evidují všechny převody peněžních prostředků a prostřednictvím panelu „Platby" se také automaticky generují účetní doklady o přijatých či uskutečněných platbách dříve vystavených či přijatých a zaúčtovaných (v panelu „Saldokontní doklady") faktur. Postup při pořizování účetních dokladů je obdobný jako v podvojném účetnictví. Po volbě funkce „Nový doklad" se otevře tabulka s údaji nutnými pro vyplnění hlavičky dokladu – typ dokladu, datum, předmět operace případně u daňových dokladů datum uskutečnění zdanitelného plnění, ostatní údaje týkající se saldokontních dokladů není nutno v tomto případě vyplňovat. Po vyplnění hlavičky se otevře tabulka s řádky tohoto účetního dokladu. V záhlaví je název stran MD a Dal nahrazen termíny Příjem (rozumí se příjem Kč v hotovosti nebo na BU) a Výdej (zde se opět uvádí výdej Kč z pokladny nebo běžného účtu), rozlišení příjmu či výdeje („za co") se uvede v opačném sloupci. Nákup poštovních známek se do jednotlivých řádků účetního dokladu zapíše tímto způsobem:
číslo účtu Příjem Výdej DPH
211000 500,00
505000 500,00
Nákup materiálu u plátce DPH na základě daňového dokladu:
číslo účtu Příjem Výdej DPH
211000 1220,00
501000 1000,00 1305 (kód pro základ přijatá zdan. plnění 22%)
343522 220,00 3305 (kód pro DPH přij. 22%)
Naopak příjem hotovosti např. při výběru z BU:
číslo účtu Příjem Výdej DPH
211000 10000,00
261000 10000,00
Příjem za zboží či službu při vystavení daňového dokladu za hotové (zjednodušeného daňového dokladu):
číslo účtu Příjem Výdej DPH
211000 227,00
604000(zboží) 100,00 1445 (kód pro základ uskut. zdan. plnění 22%)
343622 22,00 5445 (kód pro DPH uskut. 22%)
602000(služby) 100,00 1444 (kód pro základ uskut. zdan. plnění 5%)
343605 5,00 5444 (kód pro DPH uskut. 5%)
4.2.2. Saldokontní doklady
V tomto panelu se evidují všechny přijaté a vydané faktury, které nejsou v okamžiku zaúčtování placeny, tj. vstupují do saldokontní evidence a budou uhrazeny později hotově či bezhotovostně prostřednictvím běžného účtu. Způsob pořízení je obdobný jako v panelu účetní doklady. Po zvolení funkce „Nový doklad" se otevře tabulka s hlavičkou saldokontního dokladu. Zvolíme typ dokladu z číselníku typů dokladů (zde použijeme některý z nastavených typů – přijatá faktura DD, přijatá zálohová faktura, přijatý dobropis, stejně tak i vydané doklady, nebo pokud to naše evidence vyžaduje můžeme nastavit v číselníku typů dokladů podrobnější členění, není to ale nutné pro zaúčtování dokladu, jak bude vysvětleno dále). Bez ohledu na nastavený typ číslování dokladů v konfiguraci účetnictví v tomto panelu zůstává pole číslo dokladu vždy prázdné, pro evidenci přijatých a vydaných faktur je potřebný údaj variabilní symbol dokladu, dále konstantní symbol a částka Kč, u přijatých faktur údaje o partnerovi včetně čísla účtu, u všech daňových dokladů pak datum uskutečnění zdanitelného plnění pro zpracování dat v evidenci DPH. Po vyplnění údajů v hlavičce dokladu se otevře tabulka s jednotlivými řádky dokladu. Zde zadáme údaje z dokladu tak, jako bychom je účtovali do účetních dokladů, tj. rozúčtujeme výdaje resp. tržby a DPH a celkovou částku uvedeme na libovolný protiúčet (možno nastavit v účtové osnově jiný pro přijaté a jiný pro vydané faktury nebo použít stejný). Při provádění plateb prostřednictvím modulu „Platby" se saldokontní doklad „překopíruje" do databáze účetních dokladů, místo „protiúčtu" je doplněn účet platby – pokladna nebo běžný účet. Zápis v databázi saldokontních dokladů může vypadat například takto:
Účet Příjem Kč Výdej Kč DPH
501000 1000,00 1305
343522 220,00 3305
321000 1220,00 (účet nastavený v účtové osnově)
Po provedení úhrady prostřednictvím modulu „Platby" zápis zaplaceného dokladu v databázi účetních dokladů vypadá takto: (úhrada provedena z běžného účtu)
Účet Příjem Kč Výdej Kč DPH
501000 1000,00 0 (kód DPH se vynuluje, u faktur se do hlášení
343522 220,00 0 DPH použijí data z databáze saldok. dokladů)
221000 1220,00 (běžný účet)
Stejně jako v modulu „Účetní doklady" i v databázi saldokontních dokladů je možno jednotlivé údaje ať už v hlavičce dokladu nebo v jednotlivých řádcích rozúčtování kdykoliv opravit do té doby, než je možnost opravy zablokována samostatnou funkcí (záložka v panelu Saldokontní doklady).
4.2.3. Účtová osnova
4.2.4. Účtová osnova vzorová
4.2.5. Číselník typů dokladů
4.2.6. Číselník středisek
4.2.7. Číselník zakázek
4.2.8. Číselník DPH – základy
4.2.9. Číselník DPH – 343.xxx
4.2.10.
4.3. EVIDENCE MAJETKU
4.3.1. Majetek
4.3.2. Drobný majetek
4.3.3. Drobný majetek do roku 2002
4.3.4. Číselník druhů majetku
4.3.5. Číselník osob
4.3.6. Číselník umístění
4.3.7. Generování odpisů
4.3.8. Oprávky – účetní
4.3.9. Oprávky – daňové
4.3.10. Podklady pro zaúčtování
4.3.11. Inventura
4.3.11.1. Osoby / majetek
4.3.11.2. Osoby / drobný majetek
4.3.11.3. Osoby / celkem
4.3.11.4. Umístění / majetek
4.3.11.5. Umístění / drobný majetek
4.3.11.6. Umístění / celkem
4.4. IMPORT DAT Z MIS97
5. DALŠÍ MODULY
6. INTERNET
7. SERVIS
8. NÁPOVĚDA
9. KONEC (ESC)